Waarom steeds meer accountantskantoren Excel verruilen voor een centrale planning

Excel is jarenlang dé manier geweest om de planning binnen accountantskantoren te organiseren. En eerlijk is eerlijk: voor veel kantoren werkt dat prima. Zeker wanneer het team klein is en de werkzaamheden overzichtelijk zijn.

Maar naarmate een kantoor groeit, neemt ook de complexiteit toe. Er komen meer klanten, meer medewerkers, meer deadlines en meer onderlinge afhankelijkheden. De planning verandert bijna dagelijks en Excel groeit langzaam uit van een handig hulpmiddel tot een bron van frustratie.

Bij vPlan spreken we regelmatig accountants- en administratiekantoren die tegen dezelfde uitdagingen aanlopen. De volgende vragen komen naar voren:

• Hoe krijgen we meer grip op capaciteit en werkverdeling?
• Kunnen we onze planning koppelen aan ons ERP/CRM?
• Hoe houden we overzicht over terugkerende werkzaamheden én advieswerk?
• Hoe zien we realtime wat de status en voortgang van werkzaamheden is?

De rode draad? Niet de hoeveelheid werk is het grootste probleem, maar het gebrek aan overzicht.

In deze blog lees je waarom steeds meer accountantskantoren overstappen van Excel naar een centrale planning en welke voordelen dat oplevert.

De uitdagingen van een Excel planning

Bijna ieder accountantskantoor begint met Excel. Dat is logisch. Het is laagdrempelig, iedereen kent het en voor een klein team is het vaak voldoende. Maar zodra meerdere collega's betrokken zijn bij de planning, ontstaan de eerste uitdagingen.

Misschien herken je dit:

• Verschillende Excel-bestanden die naast elkaar bestaan;
• Collega's werken per ongeluk in een oude versie;
• De planner is dagelijks bezig met schuiven;
• Wijzigingen worden via Teams, Outlook of e-mail gedeeld;
• De planning zit grotendeels in het hoofd van één medewerker.
• Excel groeit niet automatisch mee met de organisatie.
• Daardoor kost plannen steeds meer tijd, terwijl juist het overzicht afneemt.

Het echte probleem is niet Excel

Vaak krijgt Excel de schuld. Maar Excel is eigenlijk niet het probleem. Het echte probleem is dat de planning verspreid raakt over verschillende systemen en mensen. Een opdracht staat in bijvoorbeeld AFAS of Simplicate. De planning staat in Excel. Voortgang wordt bijgehouden in Outlook. Een wijziging wordt gedeeld via Teams. En belangrijke afspraken zitten in het hoofd van collega's. Iedereen beschikt over een deel van de informatie, maar niemand ziet het complete plaatje.

Daardoor ontstaan vragen zoals:

• Wie heeft nog capaciteit?
• Welke dossiers lopen vertraging op?
• Welke werkzaamheden hebben prioriteit?
• Wie wacht nog op informatie?
• Welke deadlines komen eraan?

Hoe groter een kantoor wordt, hoe lastiger het wordt om deze vragen snel en betrouwbaar te beantwoorden.

Van losse planningen naar één centrale werkwijze

Een centrale planning betekent veel meer dan alle werkzaamheden in één systeem zetten. Het betekent dat iedereen vanuit dezelfde actuele informatie werkt.

Dat heeft verschillende voordelen.

Minder afhankelijk van één planner Wanneer alle informatie centraal beschikbaar is, hoeft kennis niet langer alleen in het hoofd van één collega te zitten.

Minder interne afstemming 
Collega's hoeven minder vaak te bellen, mailen of overleggen om te vragen hoe de planning ervoor staat.

Meer inzicht in voortgang
Je ziet direct:

• Welke werkzaamheden zijn gestart;
• Wat nog wacht;
• Welke deadlines risico lopen;
• Waar capaciteit beschikbaar is.

Minder kans op fouten
Omdat informatie niet steeds opnieuw hoeft te worden ingevoerd, neemt de kans op dubbele invoer en menselijke fouten af.

Hoe helpt vPlan accountantskantoren?

vPlan vervangt geen ERP- of administratiesysteem. Het voegt juist een extra laag toe waarin planning, capaciteit en voortgang samenkomen. Hierdoor ontstaat één centrale plek waar planners en medewerkers samenwerken.

Met vPlan kunnen accountantskantoren onder andere:

• Werkzaamheden visueel plannen;
• Capaciteit per medewerker of team inzichtelijk maken;
• Terugkerende werkzaamheden automatisch plannen;
• Realtime de voortgang volgen;
• Werkbelasting monitoren;
• Eenvoudig samenwerken vanuit één planning;
• Koppelen met systemen zoals Exact, AFAS en Simplicate.

Daardoor ontstaat meer rust in de planning en blijft er meer tijd over voor werkzaamheden die daadwerkelijk waarde toevoegen voor de klant.

De planningssoftware voor accountantskantoren.

Een centrale planning is één ding. Maar hoe werkt dat in de praktijk?

Bij vPlan krijgen we regelmatig dezelfde vragen van accountants- en administratiekantoren. Ervaar zelf hoe vPlan je helpt bij de planning in onderstaande toer, daarnaast lichten we de drie meest voorkomende vragen toe en laten we zien hoe vPlan hierbij ondersteunt.

Hoe krijgen we overzicht over vaste werkzaamheden én advieswerk?

Voor veel accountantskantoren bestaat de planning uit een combinatie van terugkerende werkzaamheden, zoals IB-aangiften, VPB-aangiften en jaarrekeningen, én minder voorspelbaar advieswerk. Juist die combinatie maakt plannen lastig.

Met vPlan worden projecten automatisch aangemaakt of opgehaald vanuit je ERP- of CRM-systeem, zoals AFAS, Exact of Simplicate. Vervolgens worden deze vertaald naar een overzichtelijke operationele planning.

Binnen vPlan kun je een opdracht eenvoudig opdelen in verschillende taken, inclusief de voorgecalculeerde uren. Hierdoor zie je precies welke werkzaamheden onderdeel zijn van een opdracht en plan je iedere taak op het juiste moment én bij de juiste medewerker.

Daarnaast kun je per opdrachtsoort, zoals IB, VPB, samenstel of controle, een vaste workflow inrichten. Taken, volgorde en verantwoordelijke rollen liggen vooraf vast. Dat zorgt voor een consistente werkwijze binnen het hele kantoor en voorkomt dat belangrijke stappen worden vergeten.

Tijdens de uitvoering blijft de voortgang inzichtelijk via statussen. Gerealiseerde uren kunnen automatisch worden teruggekoppeld naar het ERP-systeem, zodat ook de facturatie eenvoudig aansluit op de uitgevoerde werkzaamheden.

Hoe krijgen we grip op capaciteit?

Een veelgehoorde vraag is: "Wie heeft nog ruimte?"

Maar een goede capaciteitsplanning gaat verder dan alleen beschikbare uren. Binnen vPlan zie je in één oogopslag hoe de beschikbare capaciteit is verdeeld over medewerkers, teams of vakgroepen. Dankzij de resourceplanning zie je direct wie ruimte heeft, waar overbelasting dreigt en waar werkzaamheden slim kunnen worden herverdeeld.

Je plant eenvoudig op basis van beschikbaarheid, competenties, vakgebied of teamindeling. Daardoor ontstaat een realistische planning waarin werkzaamheden beter aansluiten bij de juiste medewerker.

Zo voorkom je dat sommige collega's structureel overbelast raken, terwijl anderen nog ruimte hebben.

Hoe krijgen we inzicht in de voortgang van de werkzaamheden?

Een planning is pas waardevol als je ook kunt zien hoe werkzaamheden verlopen.

Binnen vPlan volg je de voortgang van opdrachten eenvoudig via statussen. Je ziet direct welke taken zijn afgerond, welke nog openstaan en welke deadlines mogelijk onder druk komen te staan.

Daarnaast krijg je inzicht in de verhouding tussen de voorgecalculeerde en gerealiseerde uren. Hierdoor zie je niet alleen hoe projecten verlopen, maar krijg je ook waardevolle stuurinformatie voor nacalculatie, prijsafspraken en toekomstige planningen.

Je hebt daardoor niet alleen grip op de planning van vandaag, maar leert ook van eerdere projecten om toekomstige werkzaamheden nog beter te plannen.

Wil je hier meer over weten? Lees ook onze blog 'Zo krijgen accountantskantoren grip op de piekdrukte tijdens het aangifteseizoen', waarin we praktische tips delen om de drukke aangifteperiode overzichtelijk en beheersbaar te maken.