Een familiebedrijf met een duidelijke visie
Farm Food ontwikkelt al sinds 1982 natuurlijke hondenvoeding. Wat begon vanuit de overtuiging dat honden voeding nodig hebben die aansluit op hun natuurlijke behoeften, groeide uit tot een gevestigde naam binnen de hondenvoedingsbranche.
De naam Farm Food verwijst naar de oorsprong van het bedrijf. Oprichter Gerrit de Weerd liet zich inspireren door het leven op de boerderij, waar honden van nature een gevarieerd voedingspatroon hadden. Op basis van die gedachte ontwikkelde hij voeding die aansluit bij de natuurlijke behoeften van honden.
Binnen het marketingteam wordt dagelijks gewerkt aan uiteenlopende projecten. Van contentcreatie en het bijwerken van de website tot beursvoorbereidingen en sponsoractiviteiten.
"Eigenlijk alles wat met marketing te maken heeft plannen we in vPlan. Van brainstorms tot drukwerk, e-mailcampagnes, website aanpassingen, social media en evenementen."
De uitdaging: geen centraal overzicht
Voordat Farm Food met vPlan werkte, maakte het team gebruik van een ander planningsprogramma. De inrichting van het systeem sloot niet goed aan op de manier waarop het marketingteam samenwerkte. Dit zorgde voor een gebrek aan inzicht en overzicht.
Marketingcoördinator Marnique Assink kende vanuit eerdere functies verschillende planningtools, waaronder vPlan, en merkte al snel dat er iets ontbrak.
"Ik miste vooral inzicht in wat er gebeurde. Voor bijna iedere opdracht was een apart bord ingericht. Daardoor had je minder inzicht in waar iedereen mee bezig was, wat afgerond was en wat nog open stond."
"Wanneer meerdere collega's aan één project werkten, werd informatie versnipperd over verschillende taken. Ik kon niet goed terugzien wie wat had gedaan. Dat lag niet per se aan het programma, maar wel aan de manier waarop het was ingericht".
Op zoek naar een manier van werken die beter past
Omdat de bestaande werkwijze steeds minder aansloot bij de behoeften van het team, werd er gekeken naar alternatieven.
"Ik kende vPlan al vanuit een vorige functie. Wat mij direct aansprak was de visuele manier van werken. Het sloot veel beter aan bij hoe ik gewend ben projecten en werkzaamheden te organiseren. Na een vergelijking tussen verschillende mogelijkheden werd de keuze gemaakt om over te stappen naar vPlan."
Eén omgeving voor alle marketingactiviteiten
Vandaag de dag werkt het marketingteam vanuit meerdere planborden die elk een eigen functie hebben. Zo blijft het overzicht behouden, terwijl iedereen werkt vanuit dezelfde omgeving.
Marketingplanning als centrale basis
Het algemene marketingbord vormt de basis van de planning. Hier worden dagelijkse werkzaamheden rondom social media, fotografie, e-mailmarketing en drukwerk ingepland. Per onderdeel zijn templates ingericht, zodat terugkerende werkzaamheden altijd volgens dezelfde stappen worden uitgevoerd.
"Voor social media hebben we bijvoorbeeld templates waarin alle stappen al klaarstaan. Van idee en concept tot controle, aanpassingen en uiteindelijk het inplannen van de content."
Binnen het team werkt iedereen vanuit dezelfde planning, maar wel op een manier die het beste bij zijn of haar werkzaamheden past. Zo gebruikt de ene collega vooral de kalenderweergave, terwijl een ander liever werkt vanuit een Kanban weergave of lijstweergave.
"Dat is juist het fijne. Iedereen kan werken op de manier die het beste bij hem of haar past, terwijl we wel allemaal naar dezelfde planning kijken."
Grip op websitebeheer
Naast de dagelijkse marketingplanning heeft Farm Food een apart planbord voor websitebeheer. Hier worden alle pagina's van de website bijgehouden en doorlopen ze verschillende statussen, van controle en actualisatie tot publicatie.
Door iedere pagina als kaart vast te leggen in vPlan, is altijd inzichtelijk welke pagina's zijn bijgewerkt, welke nog aandacht nodig hebben en wanneer een pagina voor het laatst gecontroleerd is.
"Mocht er iets veranderen in wet- of regelgeving, dan kunnen we direct zien welke pagina's opnieuw nagekeken moeten worden."
Structuur in beurzen en evenementen
Voor beurs- en evenementenplanning werkt Farm Food met een apart planbord. Omdat evenementen een heel ander proces kennen dan reguliere marketingactiviteiten, bleek een aparte inrichting noodzakelijk.
"Beurzen hebben een heel eigen proces. Van voorbereiding en communicatie tot opbouw, productie en afbouw. Door daar een apart bord voor te maken ontstond veel meer structuur."
Binnen het bord worden evenementen stap voor stap gevolgd. Met behulp van verschillende fasen en kleurcoderingen ziet het team in één oogopslag waar iedere beurs of evenement zich bevindt binnen het proces en welke acties nog openstaan.
Overzicht voor sponsoractiviteiten
Ook sponsoraanvragen hebben een eigen plek binnen vPlan. Zodra een aanvraag is goedgekeurd, wordt deze opgenomen in een apart planbord. Hierdoor blijft inzichtelijk welke aanvragen lopen, welke acties nog uitgevoerd moeten worden en waar opvolging nodig is.
Door deze verschillende planborden te combineren, beschikt Farm Food over één centrale werkomgeving waarin zowel dagelijkse marketingtaken als grotere projecten overzichtelijk samenkomen.
Altijd inzicht in voortgang
Waar sommige organisaties vooral plannen op capaciteit, draait het bij Farm Food vooral om voortgang en overzicht.
"Voor ons zit de grootste winst in inzicht. We zien precies waar we mee bezig zijn, wat al gedaan is en wat nog moet gebeuren."
Ook kennisborging speelt daarbij een belangrijke rol. Bestanden, links en projectinformatie worden centraal opgeslagen waardoor werkzaamheden eenvoudig overdraagbaar blijven.
"Als iemand afwezig is, kunnen we altijd terugvinden wat er gedaan is. Dat geeft rust." vertelt Marnique.
Persoonlijk contact als belangrijk verschil
Naast de software zelf waardeert Farm Food vooral de samenwerking met vPlan.
"Het contact is laagdrempelig en persoonlijk. Als er iets is, kunnen we snel schakelen. Bij een grote softwareleverancier voelt de afstand veel groter. Bij vPlan heb je direct contact met mensen die met je meedenken."
Meer grip op marketingplanning
Met vPlan beschikt Farm Food inmiddels over één centrale omgeving waarin alle marketingactiviteiten samenkomen. Van websitebeheer tot evenementen en van social content tot sponsorprojecten: het team werkt vanuit dezelfde informatie en heeft altijd inzicht in de voortgang.
"Het grootste voordeel? Dat we precies weten waar we mee bezig zijn, wat er gedaan is en wat er nog op de planning staat. Dat overzicht maakt echt het verschil."
