Slimmer plannen met Make en vPlan: automatiseer je werk zonder code

Wat is Make? 🧩

Make is een slimme tool die helpt om verschillende programma's automatisch met elkaar te laten samenwerken, zonder dat je hoeft te programmeren.

Met Make kun je taken die je normaal handmatig doet (zoals e-mails versturen, lijsten bijwerken of nieuwe kaarten aanmaken) volledig automatiseren. 

Je bouwt deze automatiseringen zelf in een duidelijke visuele omgeving met blokken en pijltjes. Zo zie je precies wat er gebeurt en in welke volgorde.

Elke automatisering, Make noemt dat een 'scenario', bestaat uit twee onderdelen:

1. Trigger (startmoment): 

Dit is wat het proces op gang breng.

Een trigger kan komen vanuit vPlan, maar ook vanuit een andere gekoppelde tool.

Bijvoorbeeld:
👉 "Er wordt een nieuwe kaart in vPlan aangemaakt."
👉 "Een kaart wordt bijgewerkt of krijgt een nieuwe status."
👉 "Een resource wordt toegevoegd aan een kaart."
👉 "Een klant vult een formulier in via MoreApp of Google Forms."
👉 "Een nieuwe deal wordt aangemaakt in HubSpot."

2. Actie (wat er daarna gebeurt):

Dit is wat Make uitvoert zodra de trigger plaatsvindt.

Ook de actie kan plaatsvinden in vPlan of in een andere applicatie, afhankelijk van wat jij wilt automatiseren.

Bijvoorbeeld: 
👉 "Maak automatisch een nieuwe kaart aan in vPlan op basis van een formulier of een CRM-systeem." 
👉 "Voeg een opmerking of bijlage toe aan een kaart in vPlan."
👉 "Werk de status van een taak bij en stuur tegelijk een melding via Outlook of Slack."
👉 "Maak een nieuwe klant aan in HubSpot zodra een project in vPlan is afgerond."

Kort gezegd: Make automatiseert de stappen die anders tijd kosten, zodat jij en je team sneller, slimmer en foutloos kunnen werken.

Hoe werkt Make samen met vPlan? ⚙️

Nu vPlan als app beschikbaar is binnen Make, kun je gebeurtenissen in je planning eenvoudig koppelen aan andere systemen en processen automatiseren.

Met deze koppeling kun je:

• Reageren op wat er in vPlan gebeurt: bijvoorbeeld automatisch een e-mail sturen of data bijwerken wanneer een kaart verandert.
• Data naar vPlan sturen vanuit andere apps: bijvoorbeeld automatisch een nieuwe kaart aanmaken als een klant een formulier invult of een nieuwe order wordt aangemaakt in je CRM-systeem.
• Een gebeurtenis in een ander programma laten leiden tot een actie in vPlan: zoals een ingevuld formulier, nieuw contact in HubSpot of wijziging in een Excel-lijst, automatisch een actie uitvoeren in vPlan. 

Dankzij de visuele opbouw van Make zie je stap voor stap hoe informatie tussen vPlan en andere tools stroomt, van trigger tot eindresultaat. Je hoeft geen technische kennis te hebben; het werkt met blokken en pijltjes, waardoor het eenvoudig is in te zetten.

Wat Make interessant maakt, is dat het:

• Koppelt met duizenden apps en tools, zoals Outlook, HubSpot, Slack, Google Sheets, MoreApp en nog veel meer;
• Flexibel inzetbaar is, van een simpele melding tot een complexe workflow;
• Vaak voordeliger is dan andere automatiseringsplatforms, doordat je betaalt per actie (en niet per taak of workflow).

Zo kun je met Make en vPlan snel en betaalbaar processen automatiseren, zonder ingewikkelde IT-projecten of hoge kosten.

Voorbeeld 1: van klantaanvraag naar planning 📋

Situatie (handmatig):

Klanten van een bouwbedrijf vullen op de website een formulier in, via MoreApp of Google Forms, voor een offerte of onderhoudsaanvraag.

De binnendienst ontvangt de melding per e-mail, downloadt handmatig de PDF en foto’s en voert vervolgens alle informatie over in vPlan om een nieuwe planning aan te maken. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.

Automatisering met Make:

Trigger: er wordt een nieuw formulier ingevuld in MoreApp (of Google Forms).

Actie 1: maak automatisch een nieuwe collectie in vPlan met de ingevulde gegevens (klantnaam, adres, projectbeschrijving, gewenste datum).

Actie 2: plan de collectie direct op het planbord in vPlan, zodat deze meteen zichtbaar is voor het team.

Actie 3: download de door MoreApp gegenereerde PDF van het formulier en voeg deze toe aan de collectie in vPlan.

Actie 4: download de foto’s uit hetzelfde MoreApp-formulier en koppel deze als bijlagen aan de collectie in vPlan.

Resultaat:

De complete aanvraagstroom verloopt automatisch: het formulier wordt verwerkt, de collectie wordt aangemaakt én ingepland, en zowel PDF als foto’s uit het MoreApp-formulier worden als bijlage toegevoegd in vPlan. De binnendienst hoeft niets meer over te typen, de klant krijgt direct bevestiging en het team kan meteen aan de slag met complete informatie.

Zelf aan de slag? Bekijk hier de koppeling tussen MoreApp en vPlan via Make.

Voorbeeld 2: Klantinteractie & feedback 💬

Situatie (handmatig):

Na afloop van een project stuurt de binnendienst handmatig een e-mail naar de klant om te vragen of alles goed is verlopen. Soms gebeurt dat pas dagen later of wordt het helemaal vergeten.

Automatisering met Make:

• Trigger: de kaartstatus in vPlan verandert naar “Gereed”.
• Actie 1: haal automatisch het formulier "Klanttevredenheid" op uit Typeform (of een andere formulierapplicatie zoals Google Forms of SurveyMonkey).
  De klant krijgt een korte vragenlijst, bijvoorbeeld met een paar sterren of smileys om aan te geven hoe tevreden hij of zij is.
• Actie 2: verstuur het formulier automatisch naar de klant via Gmail, met een persoonlijk bericht en de vragenlijst.

Resultaat:

Zodra een kaart in vPlan de status "Gereed" krijgt, wordt automatisch het juiste klanttevredenheidsformulier opgehaald en direct via de mail naar de klant verzonden met een persoonlijk bericht.  De klant kan meteen de korte vragenlijst invullen. Hierdoor hoeft de binnendienst niets meer handmatig te zoeken of te versturen, ontvangt elke klant tijdig en consequent dezelfde mail en wordt het vragen om feedback vlekkeloos onderdeel van je proces.

Zelf aan de slag? Bekijk hier de koppeling tussen vPlan en Typeform via Make.

Klaar om te beginnen? 🚀

Automatiseren met Make is eenvoudiger dan je denkt. Na het aanmaken van je gratis account kun je direct aan de slag met je eerste scenario's, stap voor stap en helemaal op jouw tempo. Begin klein: automatiseer één eenvoudige taak, zoals een nieuwe kaart in vPlan aanmaken. Zodra dat werkt, kun je je scenario's uitbreiden en steeds meer processen koppelen.

Bekijk hier de startgids en video tutorial van Make om te leren hoe je binnen enkele minuten je eerste automatisering bouwt.

Binnen no-time merk je hoeveel tijd, overzicht en rust automatisering oplevert. Probeer het vandaag nog en ontdek hoe makkelijk werken met vPlan en Make kan zijn!