Uitdagingen in de werkplaats
In de beginjaren was Absolute Motors volop in ontwikkeling. Naarmate het team groeide ontbrak er nog steeds meer structuur en overzicht in de projectplanning.
Ze werkten met een tool die eigenlijk bedoeld was voor sales en die totaal niet aansloot op hun planningsbehoeften. In plaats daarvan deden ze alles handmatig: A4’tjes, Excel-lijstjes en losse papiertjes, zonder een duidelijk systeem voor werkorders. Het gevolg? Chaos!
“Zonder gebruik te maken van een fatsoenlijke planning, zeiden we soms: ‘Breng je auto maar, we fiksen het wel,’ ook al paste het eigenlijk helemaal niet in onze planning.”
Sinds ze met vPlan werken, is alles veranderd. De projecten gaan nu vlekkeloos de deur uit, en door de nieuwe structuur is er geen sprake meer van miscommunicatie na de aflevering van de auto. Met de inzet van planningssoftware is er eindelijk structuur in hun werkwijze gekomen!
Hoe hebben jullie vPlan ontdekt?
Bij Absolute Motors groeide het team en het aantal projecten nam toe, maar hun planningsmethode met A4’tjes en Excel-lijsten voldeed niet meer. Ze hadden behoefte aan een systeem dat écht mee kon groeien. En daar kwam vPlan in beeld.
“We hebben verschillende tools geprobeerd, maar vPlan sprong er meteen uit vanwege de flexibiliteit, verschillende overzichten en de vele mogelijkheden,” zegt Janneke enthousiast.
Hans, de Customer Manager, begeleidde Absolute Motors soepel door de overstap naar vPlan en hielp hen om het maximale uit het systeem te halen. Dankzij de overzichtelijke dashboards konden zij alle taken helder in kaart brengen. Dit verbeterde niet alleen de samenwerking binnen het team, maar ook met externe partners, waardoor hun werkprocessen én de kwaliteit naar een hoger niveau werden getild!
vPlan de motor achter de processen
Het proces bij Absolute Motors begint in Exact, waar alle informatie over de auto wordt vastgelegd. Zodra een project is aangemaakt, verschijnt het automatisch in vPlan en kan de planning starten.
Janneke legt uit: “Als een auto binnenkomt, begint het in de fase ‘Arrival’. Daarna verplaatsen we het kaartje naar ‘Ready for Next Department’ zodra de auto verder kan. Zo weet iedereen, van sales tot werkplaats, precies in welke fase de auto zich bevindt.”
Wat vPlan echt uniek maakt, vergeleken met andere tools, is de mogelijkheid om kaartjes op te splitsen. “Voor ons is dit een enorm voordeel,” vertelt Janneke, “want het stelt ons in staat om elke stap en afdeling apart bij te houden, zonder het overzicht op het hele project te verliezen. Zo weten we precies wat wanneer wordt gedaan, en kunnen we meteen zien waar er eventueel vertraging optreedt.” Dit biedt het team niet alleen meer grip op de planning, maar zorgt ook voor een beter overzicht van de voortgang per project onderdeel
Daarnaast werken ze samen met externe partijen, zoals bekleders, die ook gebruik kunnen maken van vPlan. Hiervoor maken ze aparte accounts aan, zodat ook freelancers eenvoudig met vPlan aan de slag kunnen. Dit maakt samenwerking met mensen buiten Absolute Motors een stuk eenvoudiger. De externe partijen zijn erg enthousiast en vragen vaak of bepaalde zaken al in vPlan zijn verwerkt.
Waarin maakte vPlan echt het verschil voor jullie?
"Het grootste voordeel van vPlan is dat we eindelijk overzicht hebben," vertelt Janneke.
Ze weten nu precies welke taken vandaag, morgen en in de komende periode op de planning staan. Ook kunnen ze gemakkelijk terugkijken op eerder afgeronde projecten, wat hen weer nieuwe inzichten oplevert.
"Als ik bijvoorbeeld een project voor vier uur inplan, maar het team blijkt er zes uur mee bezig te zijn, kan ik die informatie uit vPlan halen en de toekomstige planningen daarop beter afstemmen. Daarnaast heeft de automatisering van taken het handmatige werk aanzienlijk verminderd, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook zorgt voor minder fouten in het proces”, zegt Janneke enthousiast.
"We kunnen onze klanten beter bedienen"
De overstap naar vPlan heeft niet alleen voor meer structuur gezorgd, maar ook voor een flinke verbetering in de kwaliteit en efficiëntie van het werk. Door de gestructureerde werkwijze kunnen teams binnen Absolute Motors nu veel beter samenwerken. Elk project wordt nauwkeurig gedocumenteerd in vPlan: vanaf het moment dat de auto binnenkomt worden er foto’s gemaakt, en ook bij de oplevering worden de eindresultaten vastgelegd. Dit alles wordt opgeslagen in één dossier, waardoor informatie eenvoudig terug te vinden is.
Bovendien maakt deze werkwijze het mogelijk om de klant nog beter te bedienen. “We kunnen nu veel transparanter zijn richting onze klanten, omdat we een helder overzicht hebben van de planning en voortgang,” vertelt Janneke.
Benieuwd hoe vPlan jouw bedrijf kan helpen met structuur en efficiëntie? 🚀
Neem contact op of probeer vPlan gratis uit! 💡
👀 Ook interessant:
Lees hoe Brunink Group met vPlan hun planning versnelde en wekelijks uren bespaart! ⏳
