“Onze Excel was ooit een stevige basis tot het begon te wankelen”
Tot een paar jaar geleden regelde Absolutely Fresh álles in Excel. Draaiboeken, leverancierslijsten, personeelsindeling alles was verwerkt in eindeloze tabbladen. “Op een gegeven moment werkten we aan projecten van dertig dagen met dertig tabbladen,” vertelt Bram.
In het begin werkte dat prima. “Excel was een goed fundament. Maar toen kwamen er meer collega’s bij, meer leveranciers, grotere evenementen met meerdere opbouwdagen…”
Bram verwoordt het treffend:
“Het was alsof je een LEGO-toren bouwt met maar één steentje onderop. Als je daar van alles bovenop blijft zetten, valt het uiteindelijk om. En dat gebeurde met onze Excel: het groeide door z’n eigen grenzen heen.”
Daarbij kwam nog een ander probleem: excel werkte niet realtime. “De planning veranderde continu, maar collega’s of leveranciers werkten soms in verouderde versies. En als iemand per ongeluk iets overschreef, was je zomaar cruciale info kwijt.” De behoefte aan een tool met toegangsrechten en een centrale bron van waarheid werd steeds groter.
Meer dan een vervanger: een compleet nieuwe manier van plannen
Toen duidelijk werd dat Excel niet meer voldeed, koos het team bewust voor een nieuwe aanpak. Henrieke: “We zijn niet gaan zoeken naar een tool die Excel kon vervangen, maar naar een systeem dat onze uitdagingen écht oploste.”
Samen met het vPlan-team werd alles vanaf nul opgebouwd. “Wat moet erin? Wat is nice-to-have? Met die vragen als uitgangspunt hebben we een planning gebouwd die precies bij ons past.”
Wat voor Bram het verschil maakte? “Het vertrouwen. vPlan dacht echt met ons mee. Het voelde niet alsof we gewoon een tool aanschaften, maar alsof we samen naar een doel toewerkten.”
Overzicht vanaf Ibiza: realtime inzicht op afstand
Vandaag de dag is vPlan de spil van de organisatie. “We zeggen altijd: je moet het hele event kunnen managen vanaf Ibiza,” zegt Bram lachend. En dat is precies wat ze nu kunnen.
Leveranciers checken zichzelf in via de app, medewerkers geven statussen door, en projectleiders houden de voortgang live in de gaten, zonder dat ze fysiek op de locatie hoeven te zijn. “We werken met statussen als ‘geleverd’, ‘gecontroleerd’, ‘afgerond’,” legt Henrieke uit. “Zo weet iedereen exact wat er nog moet gebeuren.”
Van planning in je hoofd naar een gedeelde structuur
Bram herinnert zich nog goed hoe het vroeger ging: “Veel zat gewoon in mijn hoofd. Wanneer leveranciers moesten komen, wat wanneer geregeld moet worden… Maar je kunt dat niet blijven volhouden als je groeit.” vPlan helpt het team om afspraken en kennis vast te leggen en te delen.
“Nu hebben we tien festivals per jaar met wisselende teams. Dankzij vPlan hanteren we één werkwijze. Dat is essentieel voor de kwaliteit en de rust in het proces,” aldus Henrieke.
Zo zorgt vPlan voor overzicht op dagniveau
Voor elk evenement wordt een apart planbord aangemaakt. Van de eerste vergunningsaanvraag tot de laatste dag opbouw, alles staat gepland in vPlan.
Elke dag heeft een eigen draaiboek waarin taken gekoppeld zijn aan medewerkers, leveranciers of teams. Projectleiders bekijken de planning vooral via de lijstweergave en sturen op statussen. Externe partijen zien alleen wat voor hen van toepassing is.
“Als de levering van rijplaten een dag opschuift, zie je direct welke andere onderdelen beïnvloed worden,” vertelt Henrieke. “Je schuift de planning bij, en iedereen is meteen op de hoogte. Dat geeft grip.”
Impact op de werkvloer én daarbuiten
Niet alleen intern werkt vPlan prettig ook externe partijen merken het verschil. “We hoeven geen mailtjes meer te sturen met Excel-versie 49,” zegt Bram. “Leveranciers krijgen gewoon toegang tot de planning wat voor hen relevant is en werken realtime mee aan het draaiboek.”
Ook op de bouwdagen maakt vPlan impact. Zodra leveranciers aankomen bij de slagboom, worden ze ingecheckt. Leverstatussen worden direct bijgewerkt. Projectleiders zien zo precies of alles op schema ligt en kunnen direct schakelen bij vertragingen.
Blik op de toekomst: slimmer, breder, beter
De basis staat inmiddels stevig. Bram: “We hebben met vPlan echt een model dat gedragen wordt door het hele team. En dat geeft vertrouwen voor de toekomst.”
In de toekomst willen we kijken hoe we vPlan nog meer kunnen inzetten voor andere interne processen bij ons.
Conclusie: bouwen aan meer dan festivals
vPlan is voor Absolutely Fresh niet zomaar een tool, maar een essentieel onderdeel van hun manier van werken geworden. Het brengt structuur, rust en overzicht zonder creativiteit in de weg te staan.
