Het werk wás er, maar de structuur ontbrak
Werklab Pekela, onderdeel van sociaal ontwikkelbedrijf Afeer, ondersteunt mensen die lastig zelf aan werk komen. Vanuit de gemeenten Oldambt, Pekela en Westerwolde biedt Afeer werk aan meer dan 900 mensen met een arbeidsbeperking. Werklab is daarin een laagdrempelige plek waar mensen werkervaring opdoen via de klussendienst of kringloopwinkel – een praktische, waardevolle leeromgeving.
Maar de uitvoering van al die goede bedoelingen liep tegen grenzen aan.“Het administratieve proces nam een groot deel van onze tijd in beslag,” vertelt Tim Renders, locatiehoofd van Werklab Pekela.
“Elke dag opnieuw kwamen er nieuwe opdrachten binnen, moesten afspraken worden aangepast en routes gewijzigd. Alles gebeurde op papier. En dat werkte eigenlijk allang niet meer.”
Handmatige planning bleek omslachtig, foutgevoelig en frustrerend.
“Je bent continu brandjes aan het blussen. Er kon zomaar vertraging ontstaan in leveringen of verwarring bij medewerkers. En dat voelde niet goed, niet voor ons én niet voor de mensen die we begeleiden.”
Eerste kennismaking met vPlan: eenvoud en herkenning
Toen Tim in aanraking kwam met vPlan, was zijn eerste indruk meteen positief.
“De layout sprak me direct aan. Het zag er simpel en doeltreffend uit, zonder poespas. En belangrijker nog: het voelde als iets wat paste bij ons team en onze doelgroep.”
In de proefomgeving werd die indruk bevestigd. Geen complex systeem met eindeloze keuzemenu’s, maar een tool die juist: overzicht, structuur en gebruiksgemak heeft.
De overstap naar vPlan
Sinds de overstap naar vPlan is de manier van werken volledig veranderd.
“We hebben overzicht. We kunnen sneller schakelen. En we merken dat medewerkers zélf meer gaan doen,” vertelt Tim.
De planningen zijn nu inzichtelijk via de app. Medewerkers kunnen zelf inzien wat er speelt, zelfstandig taken plannen en verantwoordelijkheid nemen voor hun werk.
“Voor mensen in een leertraject is dat zó waardevol. Ze krijgen overzicht én vertrouwen en dat zie je terug in hun houding.”
Ook het team zelf merkt het verschil. Routes aanpassen, taken verdelen of klantvragen beantwoorden. Het gaat sneller, soepeler en met minder ruis. En dankzij de app kan het zelfs op afstand. “We hoeven er niet meer naast te staan om bij te sturen.”
“We hebben weer rust in het proces. Onze mensen krijgen ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. En wij kunnen ons focussen op waar het echt om draait: ontwikkeling, begeleiding en vooruitgang.”
Service waar je blij van wordt
"Jullie bieden snel, concreet en persoonlijk contact. Jullie denken mee met de vraagstukken die spelen, hebben kennis van soortgelijke kwesties en zorgen ervoor dat we het systeem zo optimaal mogelijk inzetten. Ik ben zeer te spreken over jullie snelle service, de video's met nieuwe updates die op een eenvoudige manier worden uitgelegd! Het systeem is zo ontwikkeld dat ikzelf aanpassingen kan aanbrengen, om mijn proces te blijven optimaliseren. Daarnaast is er ruimte om eigen ideeën in te brengen binnen de ideeënbox." sluit Tim af.
