Papieren planning
We spreken met Mark Jansen, operationeel manager post & pakketten van MSG: "Wij plannen binnen MSG alles wat met post en logistiek te maken heeft. Hiervoor gebruikten wij onze Word en Excel sheets. In AFAS maakten wij nieuwe orders aan en deze plaatsten wij vervolgens in een zelfgemaakt Word-sjabloon. Daarna werd deze geprint en kwam hij in de ordermap terecht. Dit zorgde ervoor dat we de hele dag met blaadjes heen en weer liepen. Een hoop gedoe dus. Om dit wat overzichtelijker te krijgen, plaatsten we alles ook nog in Excel. Door al deze handmatige handelingen was iedereen erg druk en werden er per ongeluk handelingen vergeten."
Digitale planning vanuit AFAS
Mark vervolgt: "In onze zoektocht naar een nieuwe planning kwamen we uit bij vPlan. Onze orders vanuit AFAS komen direct in de backlog van vPlan. Vanuit de backlog kunnen wij de orders vervolgens inplannen. Het is de bedoeling dat onze backlog leeg blijft, als dit niet het geval is kunnen wij onze collega's hierop wijzen en zo wordt er nooit meer een order vergeten."
MSG gebruikt vPlan inmiddels voor hun repro, bezorgafdeling en sorteerafdeling: "Een order doorloopt alle processtappen in vPlan, van aanmelding tot aan de facturatie. Iedere afdeling doet hierin zijn of haar eigen taak. Dit geeft een stuk beter overzicht en inzicht dan hoe we het voorheen in Excel hadden."
Adoptie van vPlan binnen MSG
Mark vertelt over de implementatie van vPlan bij MSG: "We hebben vPlan stap voor stap binnen MSG geïmplementeerd. We begonnen bij onze binnendienst, zodat zij het systeem eerst onder de knie konden krijgen. Bij de binnendienst komen alle orders binnen en zij zetten het vervolgens uit binnen de hele organisatie. Zodra de binnendienst up en running was hebben we ook de collega's van de sortering, bezorging en print & drukwerk aan de planning toegevoegd." Volgens Mark zijn de afdelingen erg te spreken over vPlan: "Ze hebben altijd en overal inzicht in de status van orders en weten precies wat er moet gebeuren. Doordat de afdelingen zagen dat er een veel beter overzicht is met vPlan was er al snel een hoge adoptie."
"Onze medewerkers hebben dankzij vPlan altijd en overal inzicht in de status van orders en weten precies wat er moet gebeuren"
Ervaring vPlan
"Onze ervaring met vPlan is erg goed. Tijdens onze implementatie kregen we goede ondersteuning, zelfs op locatie. Dat proces verliep erg soepel, waardoor we vrijwel direct gebruik konden maken van de planningstool. Als we met andere bedrijven rond de tafel zitten die problemen hebben met hun planning zouden we het zeker niet nalaten om vPlan aan te raden", sluit Mark af.
Mark, bedankt voor het leuke gesprek!
